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Mitarbeiter-Steuerung vereinfacht

Die Aufgabe

Für wöchentliche Mitarbeiter Gespräche einer Agentur müssen Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden.

  1. Zeiterfassung
    In Teamwork werden gearbeitete Zeiten je Projekt erfasst
  2. Angebote und Rechnungen
    In billomat werden Angebote zu Projekten erstellt und abgerechnet

Die Kosten der gebuchten Zeiten sollen den Angeboten und Rechnungen zugeordnet werden. Damit ist eine Ergebnisrechnung je Projekt möglich. Aus den Daten der Zeiterfassung sollen mögliche Verbesserungen abgeleitet werden, also beispielsweise Zeiten, die für interne Prozesse verwendet wurde.

 

Die Lösung

Als Basis für die Controlling Dokumente werden Daten aus verschiedenen Quellen automatisiert in eine Google Tabelle eingefügt:

  • billomat
    Offene und abgerechnete Angebote.
    Eingangsrechnungen von Freelancern, die den Projektkosten zugeordnet werden.
  • Teamwork
    Gebuchte Zeiten je Projekt und Mitarbeiter.

Um die Kosten der gebuchten Zeiten zu bestimmen wurde eine Mitarbeiter-Liste als Google Tabelle aufgesetzt. Anhand der Personalkosten sowie der Overhead Kosten ergeben sich die internen Verrechnungssätze.

Die Daten werden zusammengefasst und für wöchentliche Mitarbeiter-Gespräche aufbereitet. Ein Script speichert Auswertungen für alle Mitarbeiter wöchentlich als PDF Dokumente ab.

Bilder der Lösung